Tankbelege verwalten – digital, mit OCR und Sammelrechnungen
Tankbelege gehören zu den häufigsten Belegarten in jedem Unternehmen mit Fahrzeugen – und gleichzeitig zu den unbeliebtesten. TankTracker macht aus dem Stapel von Quittungen einen sauberen, durchsuchbaren digitalen Belegordner.
- Belege per Foto erfassen, OCR liest die Felder
- Sammelrechnungen automatisch aufteilen
- Belege je Fahrzeug, Datum und Kategorie
- CSV/PDF-Export für die Buchhaltung
Tankbelege verwalten – die typischen Probleme
Wer kennt es nicht: Tankquittungen liegen in Handschuhfächern, Schubladen und Hosentaschen. Spätestens am Monatsende beginnt die Suche – und in vielen Fällen fehlen Belege schlicht. Wenn Sie Tankbelege verwalten wollen, ohne sie hinterherzujagen, müssen sie schon bei der Erfassung digital landen. TankTracker bietet genau diesen Pfad: Beleg fotografieren, fertig.
OCR – damit Sie weniger tippen
Die OCR-Erkennung von TankTracker liest die wichtigsten Felder aus: Datum, Betrag, Händler, häufig auch Positionen und Steuerbeträge. Sie prüfen kurz, ergänzen das Fahrzeug und speichern. Das spart pro Beleg gut eine Minute – im Monat oft eine ganze Arbeitsstunde, im Jahr deutlich mehr.
Sammelrechnungen aufteilen
Wer mit Tankkarten arbeitet, kennt das Problem: am Monatsende kommt eine Sammelrechnung mit zehn, zwanzig oder dreißig Tankvorgängen. TankTracker zerlegt diese Sammelrechnungen in einzelne Belege – pro Datum, pro Fahrzeug, pro Betrag. So bleibt jede Tankung einzeln auswertbar, und die Sammelrechnung ist trotzdem sauber dokumentiert.
Zuordnung zu Fahrzeug und Fahrer
Belege ohne Zuordnung sind nur Bilder. TankTracker verknüpft jeden Beleg mit einem Fahrzeug und – falls Fahrer-Accounts genutzt werden – mit dem Fahrer, der ihn hochgeladen hat. Auswertungen wie „Spritkosten je Fahrzeug im Quartal" sind damit ein einziger Klick und keine Excel-Bauarbeit.
Export für Buchhaltung und Steuerberater
Belege können einzeln oder gebündelt als CSV oder PDF exportiert werden – inklusive aller Metadaten. Damit lassen sie sich an die Buchhaltung weitergeben, in DATEV einlesen oder GoBD-konform archivieren. Die Originale bleiben digital in TankTracker, der Export liefert die Form, die Ihre Buchhaltungs-Tools brauchen.
Belege auch unterwegs erfassen
Mit der TankTracker-App erfassen Fahrer Tankbelege direkt an der Zapfsäule. Foto machen, Fahrzeug wählen, fertig. Keine Belege mehr, die liegen bleiben – und Sie haben am Monatsende einen vollständigen Überblick.